Dalam perusahaan, segala urusan yang menyangkut kepentingan perusahaan harus terekam dan terdokumentasi dengan baik dan jelas. Dokumen-dokumen inilah yang menjadi bukti nyata dari apa yang telah dilakukan oleh perusahaan. Untuk menjalankan fungsi tersebut, biasanya setiap perusahaan memiliki divisi/departemen khusus yang disebut dengan General Affair.
Sama halnya di SiCepat Ekspres, General Affair memiliki peran dan fungsi yang sangat penting di dalam perusahaan. Departemen ini hadir dengan latar belakang untuk mengurus segala kebutuhan perusahaan baik yang rutin maupun kebutuhan tak terduga. Singkatnya, Departemen ini hadir untuk fokus memberikan pelayanan kepada seluruh bagian/bidang kerja demi kelancaran bisnis yang dijalankan perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.
Biasanya, General Affair berfokus untuk memberikan pelayanan untuk memenuhi kebutuhan baik material maupun non-material untuk perusahaan. Di SiCepat Ekspres sendiri, Departemen General Affair ini memiliki beberapa bidang kerja diantaranya bagian Fleet Kendaraan, Sewa Menyewa, Building & Branding, Umum, serta Assets & Barang Operasional. Kelima bagian ini fokus memberikan pelayanan untuk kebutuhan yang berbeda-beda.
GA Fleet Kendaraan berperan untuk memfasilitasi kebutuhan terkait kendaraan untuk gerai atau operasional. Bagian sewa-menyewa berperan memfasilitasi kebutuhan gedung untuk SiCepat baik Kantor Pusat maupun gerai cabang. Bagian building&Branding berperan untuk memfasilitasi renovasi gedung baik Kantor Pusat maupun gerai. Sedangkan bagian umum berperan untuk memfasilitasi kebutuhan ATK, RTK Gedung, serta pembayaran rutin maintenance (PLN, PAM, Telepon). Terakhir, bagian Aset dan Barang Operasional berperan untuk memfasilitasi kebutuhan aset para karyawan dan perusahaan.
Dalam memenuhi kebutuhan perusahaan ini, General Affair biasanya bekerja sama dengan berbagai pihak di luar perusahaan atau vendor. Kebutuhan ini pun akan selalu bertambah seiring dengan berkembangnya perusahaan. Untuk itu, Departemen ini dituntut untuk bisa memprediksi kebutuhan aset dan non aset apa saja yang kira-kira dibutuhkan oleh perusahaan untuk menunjang kebutuhan operasional sehingga segala proses berjalan dengan baik.
Tak selalu berjalan dengan lancar, proses pemenuhan kebutuhan perusahaan oleh General Affair kerap kali menemukan beberapa kendala. Salah satunya adalah keterlambatan apabila ada pengiriman supplies dari vendor terkait. Dalam mengatasi problem ini, General Affair akan bekerja sama dengan beberapa tim terkait di dalam perusahaan seperti Procurement untuk bisa mengkomunikasikan masalah tersebut dengan pihak vendor.
Dalam menjalankan tugasnya, kerjasama dan koordinasi yang baik antara individu dan tim lainnya menjadi faktor yang sangat penting. Sebab, General Affair tidak bisa memenuhi kebutuhan perusahaan seorang diri tanpa bantuan dari berbagai pihak.
