Divisi Operasional SiCepat Ekspres memang memiliki banyak elemen yang mendukung berjalannya proses operasional yang dijalankan oleh perusahaan. Di edisi-edisi sebelumnya, majalah SiGesit telah membahas beberapa bagian dalam divisi operasional SiCepat yang mungkin belum banyak pembaca ketahui, seperti diantaranya ada operasional pengantaran, pick up, dan Quality Assurance. Nah kali ini, majalah SiGesit akan Kembali mengulik salah satu bagian yang ada di divisi operasional lainnya, yakni Process Improvement.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai apa sih Process Improvement dan fungsi apa yang dilakukan serta perannya dalam perusahaan, majalah SiGesit berkesempatan mewawancarai Asepta Hidayat selaku Manajer Process Improvement SiCepat Ekspres.

Menurut Asepta, tugas yang dijalankan ole Process Improvement SiCepat Ekspres meliputi pengembangan kebijakan-kebijakan terkait proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Pengembangan kebijakan ini bertujuan untuk menghasilkan improvement atau perbaikan yang berkesinambungan di berbagai hal baik dari produk, pelayanan, hingga proses operasional yang dijalankan oleh perusahaan.

Improvement dari kebijakan-kebijakan yang dilakukan ini tidak lain juga berfungsi untuk mengawal ISO (International Organization for Standarization) yang kini telah dicapai oleh SiCepat Ekspres. Seperti yang diketahui, SiCepat Ekspres telah diakui secara internasional dan tersertifikasi ISO 9001:2015 sejak 20 Mei 2019.

Dalam menjalankan tugasnya tersebut, Asepta dibantu oleh tim beranggotakan 4 orang. Untuk bisa menghasilkan improvement atau perbaikan tersebut, Process Improvement tentunya berdiskusi dan bekerjasama dengan seluruh departemen yang terkait. Hal ini tidak lain dilakukan untuk mencapai tujuan yaitu membantu perusahaan dalam mencari dan mendapatkan bentuk terbaik suatu proses bisnis serta menjadi partner bagi setiap departemen yang ada dalam perusahaan dalam mencari solusi terbaik dari masalah yang ada.

Untuk menghasilkan perbaikan atau improvement yang diinginkan dalam rangka mendapatkan bentuk terbaik dari suatu proses bisnis, Process Improvement juga bertugas membuat SOP (Standar Operasional Prosedur). Dalam membuat SOP ini, ada beberapa alur yang harus dilalui oleh tim Process Improvement diantaranya adalah collect data, drafting, rewiew, approval ke bagian terkait, finalisasi/pengesahan, dan tahap akhir adalah sosialisasi.

Dalam mengumpulkan data, tim Process Improvement juga melakukan berbagai metode seperti wawancara, melihat hasil MOM (Memorendum of Meeting), observasi atau melihat dan mengamati proses yang terjadi di lapangan secara langsung dan metode-metode lainnya yang bisa mendukung akurasi data yang didapatkan.

Membuat SOP juga bukan hal yang mudah dan bisa dilakukan dengan cepat tanpa landasan. Untuk bisa menghasilkan SOP yang sesuai dengan kondisi nyata di lapangan, tim Process Improvement perlu melihat beberapa hal yang melatarbelakanginya. Salah satunya adalah dengan melihat track record implementasi di lapangan.

“Melihat track record yang ada di lapangan ini dilakukan karena kami berusaha agar setiap SOP yang ada dapat dengan mudah dilaksanakan tanpa mengesampingkan pengendalian resiko yang ada. Sehingga, tidak terjadi permasalahan yang berulang. Hal ini tentu akan berpengaruh pada efektifitas dan efisiensi SOP yang dihasilkan. Menurut saya, pengendalian resiko yang sempurna tidak akan berjalan dengan baik jika tidak applicable di lapangan”, jelas Asepta.

Kemudian, ada hal lain yang melandasi pembuatan SOP yakni faktor teknologi. Asepta menyebutkan bahwa di era saat ini tidak bisa dipungkiri bahwa teknologi memegang peranan yang penting, terlebih untuk perusahaan logistic yang sangat erat kaitannya dengan teknologi. Sehingga, dalam pembuatan SOP, faktor teknologi yang dimiliki perusahaan menjadi hal mendasar yang perlu dipertimbangkan.

Saat proses pembuatan SOP pun, tim Process Improvement ini memiliki berbagai pertimbangan yang harus dipikirkan dengan matang. “Saya selalu meminta kepada tim untuk bisa melihat situasi dan kondisi dari semua sudut pandang user terkait dan departemen-departemen yang mungkin akan terdampak pada SOP tersebut. Sehingga, semuanya dapat berjalan dengan lancar, efektif, dan efisien”, ujar Asepta.

Untuk mengukur apakah SOP yang telah dikeluarkan tersebut efektif dan efisien dijalankan tentunya mengacu kepada visi dan misi yang telah ditetapkan oleh Manajemen. Hal ini bisa dilihat dari kecepatan pelaksanaan proses kerja, penghematan yang terjadi, dan juga tidak lupa meningkatnya kepuasan pelanggan baik internal maupun eksternal dari adanya implementasi SOP tersebut.

Seperti yang telah dijelaskan diatas, langkah terakhir yang ditempuh oleh tim Process Improvement dalam proses pembuatan SOP ini adalah sosialisasi. Ketika sebuah SOP sudah difinalisasi dan disahkan oleh Manajemen, tugas Process Improvement selanjutnya adalah menyebarkan informasi terkait SOP ini kepada seluruh departemen dan karyawan terkait dengan menyosialisasikannya.

Asepta mengatakan, “Ketika sudah final SOP-nya, maka kamu simpan di dalam Google Drive kemudian hardcopy dan link Drive tersebut akan disebarluaskan melalui berbagai platform diantaranya email, medial sosial (WhatsApp, Line, dan Telegram). Khusus untuk karyawan yang ada di kantor cabang, kami menyediakan suatu tombol khusus di sistem yang bisa mereka pakai seperti kas.SiCepat.com, monitoring.SiCepat.com, tms.SiCepat.com yang bisa mengarahkan langsung ke file-file yang telah tersimpan di Google Drive tersebut”

Tugas dan fungsi yang dijalankan oleh Process Improvement ini tentunya bertujuan untuk menghasilkan perbaikan yang dibutuhkan dalam rangka improvement perusahaan. Sehingga menurut Asepta, sangat penting bagi tim Process Improvement untuk bisa melihat, mendengar, dan mempertimbangkan segala aspek yang ada sehingga dapat mencari akar masalah yang tepat dan dapat memberikan rekomendasi yang efektif dan efisien bagi perusahaan.

Tak kalah penting, terus memberikan pengertian kepada departemen-departemen terkait bahwa improvement diperlukan oleh setiap karyawan dalam perusahaan. Sehingga, hal ini bisa meningkatkan kesadaran bahwa improvement bukan hanya tugas dari tim Process Improvement saja, melainkan tugas setiap karyawan yang ada di perusahaan”, jelas Asepta.