Bisnis logistik dan ekspedisi bisa berjalan lancar apabila ditopang dengan sistem operasional yang baik. Kecepatan waktu pengiriman dan juga kualitas yang baik dari pelayanan yang diberikan merupakan hal utama yang harus selalu diberikan kepada para pelanggan. Untuk bisa mencapai kepuasan pelanggan tersebut, proses operasional harus diawasi agar performa pengiriman yang diberikan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Begitu pula dengan SiCepat Ekspres yang selalu berusaha menjaga performa pengiriman sesuai dengan SLA yang ditentukan. Untuk menjaga performa tersebut tetap memenuhi standar, ada departemen-departemen khusus yang bertanggung jawab menjalankan fungsi tersebut dalam proses operasional, yakni Departemen Control Tower, Line Haul. Return & Project.

Departemen Control Tower sendiri merupakan departemen yang berfokus pada pengawasan performa, penilaian performa kegiatan operasional, dan menindak pelanggaran yang terjadi di lingkungan kerja operasional. Selain itu, Control Tower juga bertanggung jawab untuk membuat laporan kegiatan oprasional yang berlangsung. Hadirnya departemen ini bertujuan agar segala pekerjaan di divisi operasional bisa berjalan dengan seimbang dan semua prosedur berjalan sesuai dengan standar dan aturan yang berlaku.  Fungsi pengawasan, penindakan pelanggaran, dan reporting ini juga diberlakukan agar Key Performance Indikator (KPI) bisa dicapai dengan baik.

Victor Andreas selaku Senior Manager Control Tower, Line Haul, Return & Project SiCepat Ekspres mengatakan, “Bisa dibilang, posisi Departemen Control Tower di dalam perusahaan SiCepat Ekspres ini sangatlah krusial dan dibutuhkan. Mengingat, lingkup pekerjaan yang dilakukan di operasional sangat besar dan kompleks. Terlebih, saat ini seluruh gerai masih dibawah naungan SiCepat Ekspres atau tidak menganut sistem keagenan. Sehingga. luasnya cakupan SiCepat ke seluruh daerah di Indonesia ini menjadi penting untuk diawasi agar proses pengiriman paket berjalan dengan lancar hingga sampai ke tangan customer”.

Untuk memastikan bahwa segala proses operasional yang berkaitan dengan pengiriman paket ke tangan customer bisa berjalan dengan baik, tentunya ada faktor-faktor yang mendukung hal tersebut terjadi. Diantaranya adalah faktor teknologi IT yang digunakan. Karena semua sistem operasional kini dijalankan secara otomatis dengan bantuan beberapa aplikasi, sehingga sesuatu yang berkaitan dengan IT termasuk server dan sebagainya menjadi hal yang penting untuk bisa mendorong tercapainya proses operasional yang lancar tanpa hambatan.

Baca juga Departemen Process Improvement

Victor juga menambahkan faktor yang bisa mendukung baik dan lancarnya performa dan proses operasional adalah kedisiplinan para individu yang memegang tanggung jawab di dalamnya. Sebab, arus yang terjadi dalam proses operasional ini sangat kompleks dengan cakupan yang luas. Hal ini membuat setiap individu yang bekerja di dalam Departemen CT harus disiplin tinggi agar target-target bisa tercapai dan juga tidak terjadi permasalahan di dalam proses operasional yang bisa menimbulkan komplain dari pelanggan.

Untuk bisa memastikan performa operasional yang berkaitan dengan pengiriman paket ke tangan customer, ada beberapa hal yang menjadi fokus utama untuk diawasi. Pertama adalah memastikan paket tidak melewati estimasi waktu yang telah ditentukan. Kemudian, jika timbul adanya komplain dari pelanggan, CT harus menginvestigasi komplain tersebut hingga masalah terselesaikan dengan baik. Lalu, melakukan monitoring atas keluar masuk (in – out) paket pada saat proses penyortiran dan line haul. Hal ini menjadi penting agar tidak terjadi kasus paket hilang atau nomor resi double. Terkahir, memonitoring TMS (Transportation Management System). Dalam hal ini, Tim CT harus memonitor dan memastikan semua paket aman dalam jangkauan, baik yang terpick up atau termanifest.

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, tentunya Departemen ini bersinggunggan dan berhubungan dengan departemen/divisi lainnya dalam perusahaan, salah satu yang paling intens adalah Divisi Customer Service (CS). Sebab, Customer Service merupakan pintu awal berasalnya sebuah komplain dari customer. Tim CS akan meneruskan komplain tersebut kepada CT agar bisa diinvestigasi dan ditindaklanjuti. Nantinya, tim CT akan memberikan feedback kepada CS untuk bisa menjawab komplain tersebut kepada customer.

Baca juga Mengulik Departemen Human Resource Business Partner SiCepat Ekspres

Tingginya interaksi diantara kedua divisi dan departemen ini membuat individu yang ada di dalamnya harus memiliki kemampuan teamwork yang baik. Karena, dibutuhkan komunikasi yang baik antar tim agar komplain yang masuk bisa teratasi dengan baik dan tidak terjadi miss-understanding. Tak hanya dituntut memiliki kemampuan teamwork yang baik dengan Customer Service saja, tim CT juga harus bisa menjalin hubungan dan komunikasi yang baik dengan seluruh bagian dalam perusahaan. Mengingat, fungsi yang dijalankan oleh Departemen Control Tower ini sangatlah krusial dan menjadi tulang punggung dari bisnis yang dijalankan oleh Sicepat Ekspres.