Finance Billing & Collection merupakan divisi yang sudah ada sejak SiCepat Ekspres berdiri di tahun 2014. Sebelumnya divisi ini hanya dikenal sebagai Finance Collection, dan resmi berganti menjadi Finance Billing & Collection sejak tahun 2017. Secara garis besar divisi ini melakukan monitoring proses penagihan dan pembayaran kepada customer SiCepat.
Pembagian tanggung jawab antara divisi Finance Billing & Collection sedikit berbeda. Untuk Finance Billing bertugas untuk memastikan pengiriman tagihan kepada customer sudah sesuai melalui proses rekonsiliasi yang dilakukan.
Sementara, Finance Collection bertugas melakukan penagihan atas invoice yang telah dikirimkan sebelumnya oleh tim Billing, sehingga customer melakukan pembayaran sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah dijanjikan.
Berdasarkan struktur organisasi, Billing dan Collection masuk ke dalam divisi Finance yang merupakan bagian dari divisi bernama Finance, Accounting, dan Tax (FAT). Divisi Billing dan Collection memiliki total 161 orang yang dipimpin oleh Estiani Sinta Dewi Teresia, Manager Billing & Collection. Pembagian divisi ini terdiri dari 73 orang tim Billing, dan 88 orang pada tim Collection.
Berinteraksi langsung dengan customer, komunikasi menjadi salah satu skill penting yang harus dimiliki oleh divisi Finance Billing & Collection. “Kemampuan berkomunikasi yang baik, tentu menjadi skill yang harus dimiliki khususnya bagi tim Collection yang berinteraksi langsung dengan customer untuk bisa meraih goals yang sudah ditentukan,” kata Esti.
Baca juga: Customer Service SiCepat Ekspres Melayani Dari Hati
Esti juga menambahkan, pada tim Billing beberapa kemampuan yang dimiliki yaitu keterampilan dalam perhitungan, penagihan, hingga teliti dalam proses pengecekan data.
Menjadi seorang Finance Billing & Collection tentu tidak hanya bekerja sesuai dengan jobdesk masing-masing, namun diharapkan bisa menyesuaikan diri saat berinteraksi dengan customer. Esti menjelaskan hal ini menjadi sangat penting mengingat customer SiCepat yang sangat banyak dan memiliki karakter yang berbeda-beda.
Selain itu, Esti menambahkan seorang Finance Billing & Collection juga harus bisa menyesuaikan dengan sistem baru yang digunakan oleh SiCepat, seperti Reycom Document Solusi (RDS), sistem billing, dan System Application and Product (SAP).
“Penyesuaian terhadap berbagai sistem yang digunakan, bertujuan agar Finance Billing & Collection bisa mendapatkan invoice atau report yang lebih baik yaitu dengan banyak belajar,” tambah Esti.
Untuk saat ini, divisi Finance Billing & Collection fokus untuk menjalankan program internal dan eksternal. Dari sisi internal, kini tengah mengembangkan program bucket-bucket penagihan yang terbagi menjadi dua pilihan.
Bucket pertama yaitu proses penagihan yang sudah mendekati tanggal jatuh tempo. Sementara bucket kedua, saat proses penagihan sudah melewati masa jatuh tempo.
Selanjutnya menggunakan sistem billing yang sudah dibuat sendiri oleh divisi IT SiCepat, dengan tujuan untuk membantu tim Billing & Collection menjadi lebih efektif dan efisien.
Lalu pada program external, yaitu mengedukasi kepada customer untuk bisa lebih rapi dan tidak menunda nunda dalam melakukan pembayaran tagihannya, sehingga akan mempermudah pengecekan atas pembayaran customer di tim Collection.
Di tahun 2022 ini, Finance Billing & Collection tengah mengembangkan program cashless di gerai-gerai SiCepat. Hal ini karena setiap harinya proses transaksi di gerai lebih banyak menerima uang secara langsung atau tunai dari customer. Program cashless di gerai bertujuan untuk meminimalisir adanya penggunaan uang tunai supaya bisa lebih efektif dan efisien dari segi waktu (real time collection) dan keamanan. Nantinya, program cashless ini akan bekerja sama dengan bank atau payment gateway sebagai pihak ketiga.
Baca juga: Customer Loyalty Management SiCepat Ekspres Dukung UMKM Kembangkan Bisnis
