Dalam sebuah perusahaan, ada banyak divisi yang saling mendukung kelangsungan bisnis agar bisa berjalan dengan baik. Salah satu yang utama dan sangat penting adalah divisi pengadaan  (procurement).

Pengadaan (procurement) umumnya dikaitkan dengan bisnis karena perusahaan memerlukan layanan atau barang dalam skala besar untuk mendukung operasional bisnisnya. Divisi ini juga mengacu pada tindakan akhir pembelian dan seluruh proses pengadaan mulai dari tahap perencanaan hingga pengambilan keputusan.

Hadir sejak tahun 2014, divisi Procurement SiCepat Ekspres bertugas untuk memproses penyediaan dan pembelian barang atau jasa yang diperlukan dalam jumlah yang cukup banyak. Tidak hanya itu, tim procurement harus bisa secara teratur akan dapat menilai dan memastikan tujuan mereka dalam bisnis secara terarah.

Teguh Firmansyah, Assistant Manager Procurement SiCepat Ekspres mengatakan bahwa proses procurement sangat penting karena memiliki dampak langsung pada seberapa banyak suatu perusahaan dapat melakukan penghematan biaya. 

Proses procurement dilakukan oleh manajer bidang pengadaan yang akan menganalisis perlunya pengadaan barang dan jasa akibat kurangnya sumber daya dan kemampuan internal perusahaan.

“Tujuan utama dari tim Procurement adalah efisiensi bisnis demi meraih tujuan dan keuntungan maksimal. Selain itu, kita juga harus bisa memastikan bahwa barang bisa tersedia dalam jumlah yang dibutuhkan pada waktu yang tepat,” kata Teguh.

Secara garis besar tanggung jawab yang dikerjakan oleh divisi Procurement SiCepat Ekspres di antaranya:

• Mengidentifikasi kebutuhan barang atau sumber daya yang dibutuhkan perusahaan
• Membuat purchase request dan order
• Mengevaluasi dan memilih vendor supplier
• Melakukan negosiasi harga dan perjanjian bisnis
• Menerima dan menginspeksi barang yang datang
• Membuat invoice dan mengatur pembayaran
• Mencatat semua aktivitas yang dilakukan

Baca juga: Pentingnya ‘Goals’ untuk Memaksimalkan Peran Internal Audit dalam Perusahaan

Untuk berkarir dalam bidang Procurement, Teguh menjelaskan ada beberapa skill yang harus dimiliki yaitu komunikasi, negoisasi, inisiatif, solutif, teliti, cepat dan tanggap. Hal ini karena menjadi seorang Procurement juga melakukan proses komunikasi  dengan para supplier untuk membuat perjanjian bisnis antara kedua belah pihak.

Sementara itu, divisi Procurement yang kini berjumlah sebanyak 20 orang memiliki beberapa indikator keberhasilan yang harus dicapai mulai dari presentasi total biaya di bawah manajemen, penghematan biaya, negosiasi atas pengurangan biaya simpanan, implementasi yang dilakukan atas pengurangan biaya, hingga performance atau kinerja supplier mencakup harga, pengiriman, kualitas barang dan jasa serta teknologi.

Di tahun 2022 ini, divisi Procurement SiCepat berfokus untuk mencari vendor dengan pelayanan terbaik dan harga termurah, serta beralih pada Procurement Berbasis Online (E-procurement). Tujuannya E-procurement yaitu untuk mempercepat proses pengadaan dan pembelian barang kepada vendor.

Selanjutnya sangat penting bagi seorang Procurement untuk bisa memilih vendor yang tepat, misalkan mengenali kemampuan teknis dan kemampuan vendor, menimbang tingkat risiko, mengecek kebijakan pengembalian dana (refund), hingga mengecek stabilitas finansial.

Lalu bagaimana cara agar proses Procurement dapat berjalan efektif dan efisien? Teguh membagikan beberapa triknya seperti menelaah kembali daftar pembelian, jalin kerja sama hubungan baik dengan supplier, melakukan quality control secara rutin, memantau pasar global & tren pengadaan yang sedang terjadi, dan mengadakan pelatihan tim secara berkala.Ke depannya, tim Procurement SiCepat berencana untuk melakukan beberapa strategi yaitu mencapai achievement KPI yang diterapkan oleh manajemen, mengadakan training terkait Procurement management, serta mengurangi biaya demi mempertahankan profit perusahaan (reduce cost).

Baca juga: Mitos atau Fakta, Jadi Personal Assistant itu Gampang?